SKT, lot ve raf ömrü takibi nasıl kurulur
Kimin içinZincir market şube ve depo ekipleri, kategori yönetimi, kalite ve kayıp önleme
Son kullanma tarihi yönetimi, gıda perakendesinde fire ile ceza arasındaki tek farktır. Tarihi geçmiş ürünün rafta bulunması yalnızca ekonomik bir kayıp değil, doğrudan bir yaptırım konusudur. Buna rağmen çoğu işletmede tarih takibi rafta gözle yapılır ve sistemde karşılığı yoktur. Bu rehber lot bazlı kaydın nasıl kurulacağını, FEFO'nun nasıl uygulanacağını ve indirim eşiklerinin nasıl belirleneceğini anlatıyor.
Raf ömrü, son tüketim tarihi ve tavsiye edilen tüketim tarihi
Üç kavram sık karıştırılır ve karışıklığın hukuki sonucu vardır. Raf ömrü, ürünün üretimden itibaren kalitesini koruduğu süredir ve üretici tarafından testle belirlenir.
Son tüketim tarihi, mikrobiyolojik olarak bozulabilen ürünlerde kullanılır: çiğ et, taze süt, hazır salata. Bu tarihten sonra ürün tüketilemez ve satılamaz; satılması yasaktır.
Tavsiye edilen tüketim tarihi ise kalitenin garanti edildiği son tarihtir. Bu tarih geçtikten sonra ürün kalite kaybına uğrar ama sağlık riski taşımaz. Mevzuat bu ürünlerin belirli koşullarda satılmasına izin verir; ancak ayrı bir alanda ve tarihin geçtiği açıkça belirtilerek.
| Kavram | Ne söyler | Tarih sonrası | Örnek ürün |
|---|---|---|---|
| Raf ömrü | Üretimden itibaren toplam süre | Kavram değil süre | Tüm ambalajlı gıda |
| Son tüketim tarihi | Güvenli tüketimin son günü | Satış yasak, imha edilir | Çiğ et, taze süt, salata |
| Tavsiye edilen tüketim tarihi | Kalitenin garanti edildiği son gün | Riski yok, kalite düşer | Makarna, konserve, bisküvi |
İki tarih tipini sistemde ayrı alanlarda tutun. Aynı alanda tutulduğunda, yalnızca kalite kaybı yaşayacak bir ürün gereksiz yere imha edilir ya da imha edilmesi gereken bir ürün rafta kalır.
Lot bazlı stok: aynı ürün, farklı partiler
Tarih takibinin ön koşulu, stoğun lot bazında tutulmasıdır. Klasik stok kaydında bir ürünün tek bir adedi vardır: "120 adet yoğurt". Lot bazlı kayıtta ise aynı ürün farklı partiler halinde durur ve her partinin kendi tarihi vardır.
Bu ayrım olmadan hiçbir tarih kuralı uygulanamaz. Sistem hangi malın ne zaman dolacağını bilmiyorsa ne uyarı üretebilir ne de doğru çıkışı seçebilir.
Lot kaydı mal kabulde başlar. Gelen her parti için lot numarası ve tarih girilir; GS1-128 barkod kullanılıyorsa bu bilgi tek okumayla alınır, kullanılmıyorsa elle girilir. Elle giriş yavaştır ama alternatifi tarih takibinin hiç olmamasıdır.
FEFO: çıkış sırasının kuralı
FIFO — ilk giren ilk çıkar — genel stok yönetiminin varsayılan kuralıdır ama gıdada yetersizdir. İlk giren mal, her zaman tarihi ilk dolan mal değildir: farklı tedarikçilerden ya da farklı üretim tarihleriyle gelen partiler bu sırayı bozar.
Doğru kural FEFO'dur: tarihi ilk dolan önce çıkar. Depo sevkiyatında, raf dolumunda ve şarküteri tezgahının hazırlığında çıkış her zaman en yakın tarihli lottan yapılır.
FEFO'nun uygulanması iki yerde kırılır. Birincisi raf dolumudur: personel yeni geleni öne koyar çünkü kolaydır. İkincisi depo toplamadır: toplayıcı en erişilebilir kutuyu alır. İkisi de sistemle değil yerleşim ve eğitimle çözülür — sistem hangi lotun alınacağını söyler, alanı düzenlemek işletmenin işidir.
- Kalan raf ömrü (gün)
Son kullanma tarihi − Bugün- Kalan raf ömrü oranı
Kalan gün ÷ Toplam raf ömrü × 100
- Mal kabulde lot ve tarihi kaydedinHer parti ayrı satır olarak girilir. Aynı ürünün iki farklı tarihli partisi tek satırda birleştirilmez.
- Depo yerleşimini tarihe göre kurunAynı ürünün farklı lotları yan yana değil, öne-arkaya dizilir; öndeki her zaman en yakın tarihlidir.
- Sevkiyat listesini lot bazında üretinToplama listesi ürün adı değil lot numarası verir. Toplayıcı hangi kutuyu alacağını seçmez, listeden okur.
- Raf dolumunda rotasyon uygulayınYeni gelen mal arkaya konur, eski öne çekilir. Bu adım denetlenmezse uygulanmaz; günlük kontrol listesine girmelidir.
- Kalan raf ömrünü izleyinHer lot için kalan gün ve kalan raf ömrü yüzdesi hesaplanır; eşiği geçenler otomatik listelere düşer.
Mal kabul eşiği ve indirim tetikleme
Tarih yönetimi rafta değil mal kabulde başlar. Raf ömrünün yarısı geçmiş olarak gelen bir ürün, mağazaya girdiği anda fire adayıdır ve bu, tedarikçinin sorunudur.
Bu yüzden mal kabulde kalan raf ömrü eşiği uygulanır: ürün, toplam raf ömrünün belirli bir oranından daha azıyla geliyorsa kabul edilmez. Yaygın eşik yüzde 70'tir; kısa raf ömürlü ürünlerde daha yüksek, uzun raf ömürlülerde daha düşük tutulur.
Diğer uçta indirim tetikleme vardır. Kalan raf ömrü belirli bir eşiğin altına düştüğünde ürün otomatik olarak indirim listesine girer. Eşik ve indirim oranı kategoriye göre önceden yazılır; karar anlık verilmez çünkü anlık karar geç verilir.
| Kategori | Toplam raf ömrü | Mal kabul eşiği | İlk indirim | İkinci indirim |
|---|---|---|---|---|
| Taze süt ürünleri | 7-21 gün | %80 kalmış | %30 kaldığında | %15 kaldığında |
| Et ve tavuk | 3-10 gün | %85 kalmış | %40 kaldığında | %20 kaldığında |
| Şarküteri | 20-60 gün | %70 kalmış | %25 kaldığında | %12 kaldığında |
| Fırın ürünleri | 1-3 gün | Aynı gün | Gün sonu 4 saat | Gün sonu 1 saat |
| Kuru gıda | 6-24 ay | %70 kalmış | %20 kaldığında | %10 kaldığında |
| Kişisel bakım | 24-36 ay | %75 kalmış | %25 kaldığında | %12 kaldığında |
İndirim kararı geciktiğinde seçenek kalmaz. Yüzde 30 indirimle satılan ürün maliyetin üzerinde nakit üretir; imha edilen ürün maliyetin tamamını götürür ve üstüne imha maliyeti ekler.
Geri çağırmaya hazır olmak
Lot takibinin en kritik işlevi günlük operasyonda değil, geri çağırma anında ortaya çıkar. Bir tedarikçi partiyi geri çağırdığında sorulacak soru tektir: o partiden hangi mağazalara kaç adet gitti ve ne kadarı satıldı.
Lot bazlı kayıt tutan bir sistemde bu sorunun cevabı dakikalar içinde alınır. Tutmayan bir sistemde ise cevap yoktur ve tek seçenek o ürünün tüm stoğunu toplatmaktır — geri çağırmanın maliyeti onlarca kat artar.
Hazırlık üç şeyden oluşur: lotun mal kabulden mağaza çıkışına kadar izlenmesi, satış kaydında lot bilgisinin tutulması ve geri çağırma senaryosunun yılda bir kez denenmesi. Denenmemiş bir izlenebilirlik zinciri, ihtiyaç anında kopar.
- Lot, mal kabulden mağaza rafına kadar kesintisiz izlenmeli
- Mağazalar arası transferde lot bilgisi taşınmalı, sıfırlanmamalı
- Geri çağırma tatbikatı yılda bir yapılmalı: seçilen bir lotun tüm hareketi çıkarılır
- İmha tutanağı lot numarası, adet, tarih ve neden içermeli
Sık sorulan sorular
- Raf ömrü ile son kullanma tarihi arasındaki fark nedir?
- Raf ömrü, ürünün üretimden itibaren kalitesini koruduğu toplam süredir. Son kullanma tarihi ise bu sürenin bittiği takvim günüdür. Ayrıca son tüketim tarihi ile tavsiye edilen tüketim tarihi farklıdır: birincisi geçtiğinde satış yasaktır, ikincisinde yalnızca kalite düşer.
- FEFO nedir, FIFO'dan farkı ne?
- FEFO, tarihi ilk dolan malın önce çıkması kuralıdır. FIFO ise ilk giren malın önce çıkmasıdır. İlk giren mal her zaman tarihi ilk dolan mal değildir; farklı tedarikçilerden gelen partiler bu sırayı bozar. Gıdada doğru kural FEFO'dur.
- Son kullanma tarihi takibi nasıl yapılır?
- Stok lot bazında tutulur: aynı ürünün farklı tarihli partileri sistemde ayrı satırlarda durur. Mal kabulde lot numarası ve tarih kaydedilir, çıkışlar FEFO kuralıyla yapılır, kalan raf ömrü eşiğini geçen partiler otomatik indirim listesine düşer.
- Mal kabulde kalan raf ömrü kaç olmalı?
- Yaygın eşik toplam raf ömrünün yüzde 70'idir. Kısa raf ömürlü ürünlerde daha yüksek tutulur: taze süt ürünlerinde yüzde 80, et ve tavukta yüzde 85. Eşiğin altındaki mal kabul edilmez; kabul edilirse fire riski tedarikçiden işletmeye geçer.
- Tarihi yaklaşan ürüne ne zaman indirim yapılmalı?
- Örnek bir kademe: kalan raf ömrü yüzde 25-30'a düştüğünde ilk indirim, yüzde 12-15'e düştüğünde ikinci indirim. Eşikler kategori bazında önceden yazılmalıdır; anlık verilen karar her zaman geç verilir ve ürün imhaya gider.
- Lot takibi neden gerekli?
- Geri çağırma anında hangi partiden hangi mağazaya ne kadar gittiğini bilmenin tek yolu budur. Lot takibi olmayan bir işletme, tek bir partiyi geri çağırmak yerine o ürünün tüm stoğunu toplatmak zorunda kalır ve maliyet onlarca kat artar.