Stok sayımı nasıl yapılır: mağaza ve depo için adım adım
Kimin içinZincir market şube müdürü, bölge müdürü, depo sorumlusu, finans ve iç denetim
Stok sayımı çoğu işletmede yılda bir kez, mali müşavir istediği için yapılan bir formalite olarak görülür. Oysa sayım gelir tablosunun doğruluk şartıdır: dönem sonu stok yanlışsa satılan malın maliyeti de brüt kar da yanlıştır. Bunun ötesinde sayım, süreçlerdeki bozuklukların tek görünür olduğu andır. Bu rehber sayımı üç aşamada anlatıyor ve döngüsel sayıma geçişin neden daha iyi sonuç verdiğini gösteriyor.
Sayım öncesi hazırlık
Sayımın kalitesi büyük ölçüde sayımdan önce belirlenir. Hazırlıksız başlayan bir sayım, sonuçları güvenilmez olduğu için hiç yapılmamış sayıma denktir; üstelik günler harcanmıştır.
En kritik hazırlık dondurmadır. Sayım sırasında stok hareketi devam ederse aynı mal iki kez sayılır ya da hiç sayılmaz. Mal kabul, sevkiyat ve transfer durdurulur; satış devam edecekse satılan malın ayrı kaydı tutulur ve sonuçtan düşülür.
İkinci kritik hazırlık alanın bölgelenmesidir. Depo ve mağaza, sınırları fiziksel olarak belli bölgelere ayrılır ve her bölge tek bir ekibe atanır. Bölge sınırı belirsizse iki ekip arasındaki alan ya iki kez sayılır ya hiç sayılmaz.
- Tarihi duyurun ve ekipleri oluşturunEn az bir hafta önce duyurulur. Her ekip iki kişiden oluşur: biri okur, biri kontrol eder. Ekipler kendi sorumlu oldukları bölgeyi saymaz.
- Alanı bölgelere ayırın ve etiketleyinHer raf, koridor ve depo alanı numaralandırılır. Sayım listesi bu numaralara göre çıkarılır; bölge tamamlanmadan ekip başka yere geçmez.
- Malı sayılabilir hale getirinKarışık kutular ayrıştırılır, etiketsiz ürünler etiketlenir, aynı ürün farklı yerlerdeyse tek yerde toplanır. Bu iş sayım gününe bırakılırsa sayım iki katına çıkar.
- Stok hareketlerini dondurunMal kabul ve sevkiyat durdurulur. Sayım günü gelen mal kabul edilmez, ayrı bir alanda bekletilir ve sayıma dahil edilmez.
- Sistem kesitini alınSayım başlangıcındaki kayıtlı stok dondurulur ve saklanır. Mutabakat bu kesitle yapılır, sayım bittiğindeki güncel kayıtla değil.
- Cihazları hazırlayınEl terminalleri şarj edilir, sayım listesi yüklenir, çevrimdışı çalışma sınanır. Yedek cihaz bulundurulur.
Sayım günü gelen malı kabul etmemek çoğu işletmede zor bir karardır. Alternatif, gelen malı sayım alanının dışında ayrı bir bölgede tutup sayım bittikten sonra girmektir; bu, dondurmayı bozmadan operasyonu sürdürür.
Sayım nasıl yapılır: çift sayım kuralı
Tek sayım yeterli değildir. Bir kişinin bir kez saydığı bölgede sayım hatası, sayımın düzeltmeye çalıştığı farktan büyük olabilir.
Standart yöntem çift sayımdır: her bölge iki farklı ekip tarafından, birbirinden bağımsız olarak sayılır. İkinci ekip birinci ekibin sonucunu görmez. İki sayım tutuyorsa sonuç kabul edilir; tutmuyorsa üçüncü bir sayım yapılır ve fark yerinde çözülür.
El terminaliyle yapılan sayımda barkod okutma zorunlu olmalıdır. Elle adet girişi hızlıdır ama yanlış ürüne yazma hatasını tamamen açık bırakır. Terminal, okunan barkodu tanımıyorsa sayımı durdurmaz; ürünü "tanımsız" olarak kaydeder ve mutabakatta ele alınır.
- İkinci sayım birinci sayımın sonucunu görmeden yapılır
- Ekipler kendi sorumlu oldukları bölgeyi saymaz
- Barkod okutma zorunlu, elle adet girişi yalnızca gerekçeli durumda
- Tanımsız barkod sayımı durdurmaz, ayrı listeye düşer
- Bölge tamamlandığında ekip sonucu kilitler; geri dönüp değiştiremez
Terminal çevrimdışı çalışabilmelidir. Depo içindeki ağ kesintisi sık görülür ve sayımın ortasında duran bir cihaz, o güne kadar sayılanı da riske atar. Kayıt cihazda tutulur, bağlantı geldiğinde eşitlenir.
Mutabakat: farkı kapatmadan önce
Sayım bittiğinde iş bitmez; asıl değer mutabakatta ortaya çıkar. Kayıt ile sayım arasındaki fark, doğrudan sisteme yazılıp geçilirse hiçbir şey öğrenilmemiş olur.
Fark önce büyükten küçüğe sıralanır ve maliyet olarak en büyük yüzde 20'lik kısım tek tek incelenir. Bu kısım genellikle toplam farkın yüzde 80'ini oluşturur; kalan küçük farkların incelenmesi getiri sağlamaz.
Her büyük fark için bir neden yazılır. Neden bulunamayan farklar "bilinmeyen" olarak işaretlenir ve bu grubun toplam içindeki payı izlenir; payın büyümesi süreç bozukluğunun doğrudan göstergesidir.
- Farkı maliyet olarak sıralayınAdet farkı değil maliyet farkı önemlidir. Bin adetlik bir poşet farkı, üç kartonluk bir sigara farkından küçüktür.
- İlk yüzde 20'yi yerinde doğrulayınBüyük farklar için ürün fiziksel olarak yeniden kontrol edilir. Farkların önemli kısmı sayım hatasıdır ve bu adımda çözülür.
- Hareket geçmişini inceleyinKalan farklarda son mal kabul, transfer ve iade hareketleri kontrol edilir. Yanlış barkodla girilen mal, iki ürün arasında ters yönlü fark üretir.
- Nedeni kodlayınSayım hatası, kayıt hatası, fire, hasar, hırsızlık, transfer hatası, bilinmeyen. Kod listesi kısa olmalı.
- Düzeltmeyi tek seferde yazınOnaylanan farklar tek bir sayım fişiyle sisteme geçilir. Parça parça düzeltme, hangi düzeltmenin neye ait olduğunu kaybettirir.
Tam sayım mı döngüsel sayım mı
Yılda bir kez yapılan tam sayım, mevzuat açısından gereklidir ama stok doğruluğu açısından zayıf bir araçtır. Yıl içinde oluşan hatalar aylarca fark edilmez ve düzeltildiğinde nedeni artık bulunamaz.
Döngüsel sayımda ise her gün küçük bir grup ürün sayılır ve tüm katalog yıl içinde birden fazla kez sayılmış olur. Ürünler ABC sınıfına göre farklı sıklıkta sayılır: A grubu ayda bir, B grubu üç ayda bir, C grubu yılda bir.
Döngüsel sayımın en büyük avantajı zamanlamadır: bir fark oluştuktan sonraki günler içinde bulunur ve nedeni hala hatırlanır. İkinci avantajı operasyonel yüktür; mağaza kapatmadan, mesai dışına çıkmadan yürür.
| Tam sayım | Döngüsel sayım | |
|---|---|---|
| Sıklık | Yılda 1-2 kez | Her gün küçük grup |
| Operasyon kesintisi | 1-3 gün kapanış | Yok |
| Hata tespit süresi | 6 aya kadar | Birkaç gün |
| Neden bulma şansı | Düşük — geçmiş hatırlanmaz | Yüksek — hareket taze |
| Personel yükü | Yoğun, tek seferde | Dağıtılmış, günlük 30-60 dk |
| Mevzuat karşılığı | Dönem sonu için gerekli | Destekleyici, tek başına yetmeyebilir |
| Stok doğruluğu | %92 - %96 | %97 - %99,5 |
İkisi birbirinin alternatifi değildir. Döngüsel sayım yıl boyunca doğruluğu yüksek tutar, dönem sonunda yapılan tam sayım ise mevzuat gereğini karşılar ve döngüsel sayımın kendisini doğrular.
Sık sorulan sorular
- Stok sayımı nasıl yapılır?
- Üç aşamada: hazırlık, sayım ve mutabakat. Hazırlıkta stok hareketleri dondurulur ve alan bölgelere ayrılır. Sayımda her bölge iki farklı ekip tarafından bağımsız olarak sayılır. Mutabakatta kayıt ile sayım karşılaştırılır ve fark nedeni belirlenmeden kapatılmaz.
- Stok sayımı ne zaman yapılır?
- Mevzuat gereği dönem sonunda tam sayım yapılır. Operasyonel doğruluk için ise sürekli döngüsel sayım tercih edilir: A grubu ürünler ayda bir, B grubu üç ayda bir, C grubu yılda bir sayılır. Sayım günü olarak satışın en düşük olduğu gün seçilir.
- Stok sayımında dikkat edilmesi gereken kurallar nelerdir?
- Stok hareketleri dondurulur, alan bölgelere ayrılır, her bölge iki farklı ekip tarafından bağımsız sayılır, ekipler kendi bölgesini saymaz, barkod okutma zorunludur ve sayım başlangıcındaki sistem kesiti saklanır. Mutabakat bu kesitle yapılır.
- Sayım sırasında satış devam edebilir mi?
- Edebilir ama satılan malın ayrı kaydı tutulmalı ve sayım sonucundan düşülmelidir. En temiz yöntem sayımı kapalı saatlerde yapmaktır. Mal kabul ve sevkiyat ise mutlaka durdurulur; gelen mal ayrı bir alanda bekletilir.
- Döngüsel sayım nedir?
- Tüm stoğun tek seferde değil, her gün küçük gruplar halinde sayılmasıdır. Ürünler ABC sınıfına göre farklı sıklıkta sayılır. Operasyonu durdurmaz ve hataları birkaç gün içinde yakaladığı için nedeni hala bulunabilir; stok doğruluğu tipik olarak yüzde 97-99,5 seviyesine çıkar.
- Sayımı kim yapmalı?
- Sayımı yapan ekip, saydığı alandan sorumlu olan kişi olmamalıdır. Depo sorumlusu kendi deposunu, reyon sorumlusu kendi reyonunu saymaz. Bağımsızlık, sayımın güvenilirliğinin temel şartıdır.
- Market sayımı nasıl yapılır?
- Markette sayım, satış alanı ve depo ayrı ayrı ve reyon reyon yapılır; tartılı ürünler, taze grup ve sigara gibi yüksek değerli kalemler ayrı ekiple sayılır. Sayım genellikle mağaza kapalıyken yapılır, açıksa sayılan reyonun satışı sayım anına kadar kesilir. SKT'si geçmiş ürünler sayım sırasında ayrılır ve fire olarak kaydedilir; bozuk ürünü stokta bırakmak farkı büyütür.
- Kısmi sayım nasıl yapılır?
- Kısmi sayımda tüm stok yerine belirli bir reyon, kategori ya da lokasyon sayılır. Sayılacak alanın bakiyesi sayım başladığı anda dondurulur, sayım süresince o alandaki giriş ve çıkışlar ayrı tutulur ve kapanışta uygulanır. Kısmi sayım, yüksek değerli ya da farkı sık çıkan kalemleri yıl içinde birden çok kez kontrol etmenin yoludur; yıl sonu tam sayımın yerini tutmaz.