Stok yönetim programı seçerken sorulması gereken sorular

Maliyet ve değerleme soruları

Stok yazılımının en belirleyici özelliği maliyeti nasıl hesapladığıdır, çünkü brüt kar buradan çıkar. Buna rağmen demolarda neredeyse hiç konuşulmaz.

Sorulacak ilk soru maliyet yönteminin ne olduğu ve değiştirilebilir olup olmadığıdır. İkinci soru, hareketli ağırlıklı ortalamanın gerçekten her girişte mi yoksa gün sonunda mı hesaplandığıdır — ikincisi gün içinde marj görmeyi imkansız kılar.

Üçüncü ve en sık atlanan soru, alım giderlerinin maliyete nasıl dağıtıldığıdır. Nakliye, gümrük ve sigortayı ürün maliyetine dağıtamayan bir sistem, brüt marjı sistematik olarak yüksek gösterir.

• Hangi maliyet yöntemleri destekleniyor: hareketli ağırlıklı ortalama, FIFO, standart maliyet
• Ortalama maliyet her girişte mi güncelleniyor, yoksa dönem sonunda mı
• Son alış maliyeti ayrı bir alanda tutuluyor mu — fiyatlama için gerekli
• Alım giderleri (nakliye, gümrük, sigorta) ürün maliyetine dağıtılabiliyor mu, hangi anahtarla
• Alım iskontosu ve ciro primi geriye dönük olarak maliyete işlenebiliyor mu
• Depodan şubeye ve şubeler arası transfer maliyet taşıyor mu, yoksa yeni giriş gibi mi işleniyor

Transfer sorusunu mutlaka canlı olarak test ettirin. Transferi mal girişi gibi işleyen sistemler alıcı şubede ortalama maliyeti bozar ve şube bazlı marj raporu hiçbir zaman doğru olmaz.

Veri modeli ve tanecik soruları

Bir sistemin ne yapabileceğini ekranları değil veri modeli belirler. Model, kurulumdan sonra değişmez; bu yüzden en önemli sorular buradadır.

SKT ve lot yapısı zincir markette belirleyicidir. Son kullanma tarihini ürün kartında tek alan olarak tutan bir sistemde aynı ürünün farklı tarihli partileri ayrışmaz; FEFO'ya göre çıkış, tarihi yaklaşan parti için zamanında indirim ve dar kapsamlı geri çağırma yapılamaz.

İkinci kritik konu taneciktir: sistem satışı hangi seviyede saklıyor. Fiş satırı seviyesinde saklamayan, günlük özet tutan sistemler ileride sepet analizi, saat bazlı satış ve kampanya etkisi hesaplarını imkansız kılar. Özet her zaman detaydan üretilebilir; detay özetten üretilemez.

• SKT ve lot parti bazında tutuluyor mu, çıkış FEFO'ya göre önerilebiliyor mu
• Satış hareketi fiş satırı seviyesinde mi saklanıyor, ne kadar süre geriye
• Aynı ürün birden fazla barkod taşıyabiliyor mu (tedarikçi barkodu + kendi barkodunuz)
• Birim çevrimleri destekleniyor mu: koli, adet, kilogram arası dönüşüm
• Tartılı ürün terazi barkoduyla okunabiliyor mu, gramajlı üründe birim fiyat kilogram ya da litre üzerinden hesaplanıyor mu
• Kaç depo ve kaç şube destekleniyor, sınır var mı

Operasyon soruları

Sistem masabaşında değil sahada çalışır. Depoda ağ zayıftır, şubede kasa yoğundur, sayım gecenin ikisinde yapılır. Sorulacak sorular bu koşulları hedeflemelidir. Kurulumun kim tarafından yapılacağı da bir operasyon sorusudur: kurulumu ve yeni şubenin devreye alınmasını tedarikçinin kendi ekibi yapıyorsa, iş sizin BT ekibinize bir proje olarak dönmez.

En kritik soru çevrimdışı çalışmadır. El terminali ağ bağlantısı kesildiğinde sayıma devam edebiliyor mu, yoksa duruyor mu. Duruyorsa sayım her ağ kesintisinde riske girer.

Negatif stok davranışı ikinci kritik konudur. Kayıtta olmayan mal satılabiliyor mu, satılabiliyorsa maliyeti nasıl yazılıyor ve mal sonradan girildiğinde geçmiş düzeltiliyor mu. Düzeltmeyen sistemlerde ortalama maliyet kalıcı olarak bozulur.

• El terminali çevrimdışı çalışıyor mu, kaç kayıt taşıyabiliyor
• Döngüsel sayım ABC sınıfına göre planlanabiliyor mu, birden çok şubede aynı anda açılan sayım merkezden izlenebiliyor mu
• Negatif stoğa izin veriliyor mu, veriliyorsa maliyet sonradan düzeltiliyor mu
• Sayım farkı nedene göre kodlanabiliyor mu, ayrı hesaplara yazılabiliyor mu
• Fire kaydı reyondan terminalle girilebiliyor mu, fire sebep kodu zorunlu tutulabiliyor mu
• Mal kabulde barkod okutma zorunlu kılınabiliyor mu

Veri göçü, entegrasyon ve çıkış hakkı

Projelerin en çok gecikmesine yol açan konu veri göçüdür ve genellikle sözleşme sonrasında konuşulur. Bu, gecikmenin ve ek maliyetin en yaygın kaynağıdır.

Göç kapsamı yazılı olmalıdır: hangi veriler, ne kadar geriye, hangi kalitede. Açılış stoğu, ürün kartları, tedarikçiler, cari hesaplar ve geçmiş satış ayrı ayrı ele alınır. Geçmiş satış taşınmadığında ilk yıl karşılaştırma yapılamaz ve tahmin modelleri çalışmaz.

Çıkış hakkı ise en sona bırakılan ve en çok pişmanlık üreten konudur. Verinizi ne zaman, hangi biçimde ve hangi maliyetle dışa alabileceğiniz sözleşmede yazılı değilse, sistemi değiştirme kararınız fiilen sizin elinizde değildir.

1. Göç kapsamını yazılı hale getirinHangi veri, ne kadar geriye, hangi biçimde. "Mevcut verileriniz aktarılır" cümlesi kapsam değildir.
2. Açılış stoğunun nasıl belirleneceğini netleştirinSayımla mı, mevcut sistemin kaydıyla mı. Sayımla yapılacaksa kim yapacak ve ne zaman.
3. Entegrasyon listesini çıkarınERP, muhasebe, e-fatura, banka, terazi, kasa ve el terminali. Her biri için hazır bağlantı var mı, yoksa geliştirme mi gerekiyor ve kim yapacak; ERP ile veri hangi yönde ve hangi sıklıkta akacak.
4. API ve veri erişimini sorunKendi raporunuzu yazmak için veriye doğrudan erişebiliyor musunuz. Yalnızca ekrandan dışa aktarım varsa analiz katmanı kurulamaz.
5. Çıkış maddesini sözleşmeye yazdırınSözleşme sona erdiğinde verinin tamamı hangi biçimde, ne kadar sürede ve hangi bedelle teslim edilecek.

"Verilerinize her zaman erişebilirsiniz" ifadesi yeterli değildir. Hangi biçimde — ham tablo mu, PDF rapor mu — ve hangi bedelle sorusu ayrıca sorulmalıdır.

Demoda mutlaka istenmesi gereken üç senaryo

Standart demo, ürünün en iyi göründüğü akışı gösterir. Gerçek ayrım, sistemin zorlandığı senaryolarda ortaya çıkar ve bu senaryoları istemek alıcının hakkıdır.

Üç senaryo, karşılaşılan sorunların çoğunu önceden ortaya çıkarır. Üçü de kendi verinizle, kendi ürün yapınızla yapılmalıdır; hazır demo verisiyle yapılan gösterim hiçbir şey kanıtlamaz.

1. Kendi ürün kartınızı kurdurunEn karmaşık ürününüzü — tartılı, koli-adet-kilogram çevrimli, lot ve SKT takipli — demo sırasında kurdurun. Kurulamıyorsa ya da zorlanıyorsa cevabınızı almışsınızdır.
2. Maliyet zincirini uçtan uca yürütünAlım faturası girin, nakliye ekleyin, transfer yapın, satın, iade alın. Her adımda ürün maliyetinin ne olduğunu ekranda gösterin.
3. Kendi ay sonu raporunuzu çıkarttırınŞu an kullandığınız en kritik raporu sistemde ürettirin ve iki rakamı karşılaştırın. Fark varsa nedeni demo sırasında açıklanmalıdır.

Bu üç senaryo yaklaşık iki saat sürer ve satıcı bunu yapmayı reddediyorsa bu da bir cevaptır.