Kasa farkı nasıl bulunur, POS mutabakatı nasıl yapılır
Kimin içinZincir market şube müdürü, kasa sorumlusu, finans ve muhasebe ekibi, kayıp önleme ve iç denetim
Gün sonunda kasa tutmadığında akla ilk gelen soru paranın nereye gittiğidir. Çoğu zaman cevap para değil kayıttır: kart yerine nakit seçilmiş bir fiş, ertesi güne yazılmış bir iade, bankanın komisyon düşerek yatırdığı tutar ya da ERP'ye hiç aktarılmamış bir satış. Bu rehber kasa farkının nasıl bulunacağını, yazar kasa, banka POS'u ve ERP arasındaki üç yönlü mutabakatın nasıl yapılacağını, farkın tipik nedenlerini ve sebep koduyla nasıl kapatılacağını çalışılmış bir örnekle anlatıyor. Kasa farkı oranının formülü ve eşiği kasa farkı oranı KPI sayfasında ayrıca anlatılır.
Kasa farkı ve kasa açığı nedir?
Kasa farkı, gün sonunda sayılan tahsilat ile kayıtlara göre olması gereken tahsilat arasındaki farktır. Sayılan tutar azsa kasa açığı, fazlaysa kasa fazlası vardır. İkisi de kayıt konusudur; fazla, açığın iyi haberi değil, çoğu zaman aynı hatanın ters yönüdür.
Beklenen tahsilatın dayanağı yazar kasadır. Gelir İdaresi Başkanlığı'nın Yeni Nesil ÖKC rehberine göre günlük kapanış (Z) raporu bir günün, yani 00.00 ile 24.00 arasındaki satışların kaydıdır ve her gün alınır; gece yarısından sonra da açık kalan işletme Z raporunu kapanış saatinde alır ve hasılat bir önceki güne yazılır. Kartla ödemede ÖKC fişi ile banka POS harcama belgesinin bilgileri birleştirilmiştir ve ÖKC kullanma mecburiyeti olan mükellef tahsilatı ÖKC'den bağımsız bir masaüstü POS ile yapamaz. Bu yüzden Z raporundaki kart toplamı ile banka POS'unun gün sonu toplamı aynı işlemleri göstermelidir.
Fark ödeme tipi bazında hesaplanır: nakit, banka ve kredi kartı, yemek kartı, hediye çeki. Tek toplamla bakıldığında nakitteki açık ile karttaki fazla birbirini götürür ve iki ayrı hata sıfır gibi görünür. Açık ve fazla da ayrı sütunda tutulur; netleştirilen fark nedeni saklar.
- Kasa farkı (ödeme tipi bazında)
Sayılan tahsilat − Beklenen tahsilatEksi sonuç kasa açığı, artı sonuç kasa fazlasıdır.- Kasada olması gereken nakit
Açılış nakdi + Z raporu nakit tahsilatı (iade düşülmüş) − Gün içi ara teslim − Belgeli kasa ödemeleri- Kasa farkı oranı
|Kasa farkı| ÷ Beklenen tahsilat × 100
Gün sonu kasa sayımı nasıl yapılır?
Sayımın sırası farkın önemli bir kısmını baştan önler. Açık fiş kalmışken alınan Z raporu satışı ertesi güne kaydırır; POS gün sonu alınmadan yapılan sayım karttaki eksik ya da fazlayı göremez; ara teslimler fişiyle düşülmezse kasada olmayan para açık gibi görünür.
Banka tarafında gün sonu ayrı bir işlemdir ve paranın hesaba geçişini başlatır. Ziraat Bankası'nın üye işyeri sorularında belirtildiği gibi POS üzerinden yapılan gün sonu, blokesiz çalışmada bir gün sonra, blokeli çalışmada bloke süresinin bittiği günün ertesi günü hesaba geçer. Gün sonu raporu bu yüzden kasa tutanağının ekidir.
- Açık fişleri kapatınAskıda ya da bekleyen fiş kalmadığı kontrol edilir. Ürünü çıkmış ama fişi kapanmamış satış hem kasada hem ERP'de eksik görünür.
- POS gün sonunu alınBanka POS'unun gün sonu raporu alınır ve tutanağa eklenir; kart tahsilatı bu raporla karşılaştırılır.
- Z raporunu alınZ raporu her gün alınır; gece yarısından sonra kapanan mağaza raporu kapanış saatinde alır. Rapordaki ödeme tipi kırılımı beklenen tahsilattır.
- Nakdi kupür bazında sayınSayım iki kişiyle yapılır, açılış nakdi ayrılır, kupür tutanağı doldurulur. Gün içi ara teslimler teslim fişleriyle düşülür.
- Belgeleri toplayınKart ve yemek kartı slipleri, hediye çekleri, iade ve iptal belgeleri ve belgeli kasa ödemeleri bir araya getirilir.
- Farkı ödeme tipi bazında yazınHer ödeme tipi için beklenen, sayılan ve fark yazılır; tutanak kasiyer ve sayan kişi tarafından imzalanır. Açıklanan fark sebep koduyla, açıklanamayan fark ayrı kodla kaydedilir.
Hatalı fiş sonradan düzeltilemez; ÖKC'nin mali hafızası silinemez ve değiştirilemez. Gelir İdaresi rehberine göre hatalı fişin aslı iptal edilip işletmede kalan kayıt rulosundaki örneğine iliştirilerek saklanır ve gerçek bedelle yeni fiş düzenlenir. Belgesi saklanmayan iptal, sayımda açıklanamayan fark olarak geri gelir.
POS mutabakatı nasıl yapılır: kasa, banka ve ERP nasıl eşleştirilir?
POS mutabakatı üç kaynağın aynı günü aynı tutarla anlatıp anlatmadığını kontrol eder. Yazar kasanın Z raporu mali kayıttır ve ödeme tipi kırılımını verir. Banka tarafında POS gün sonu raporu ve üye işyeri hesabına geçen tutar vardır. ERP ise satışın muhasebe ve stok kaydıdır. Üç kaynağın üçü de kendi içinde doğru olabilir ve yine de birbirini tutmayabilir; mutabakatın işi farkın beklenen mi, açıklanamayan mı olduğunu ayırmaktır.
Eşleştirme toplamla başlar, fiş satırında biter. Toplam tutuyorsa gün kapanır; tutmuyorsa fark fiş numarası, saat, tutar ve kart işlemlerinde banka onay koduyla satır satır aranır. Karttaki toplam farkın büyük kısmı genellikle tek bir fişe iner.
Bankadan hesaba geçen tutar gün sonu toplamına eşit değildir ve bu bir açık değildir. Üye işyeri komisyonu düşülür ve para valör tarihinde geçer. Garanti BBVA'nın POS rehberindeki tanımla valör, satış yapılan gün ile ödemenin hesaba yansıdığı gün arasındaki süredir ve birçok banka hafta sonunu ve resmi tatili iş günü saymaz. Ziraat Bankası da hesaba eksik geçen tutar için önce gün sonu makbuzunun kontrol edilmesini ve komisyon düşüldükten sonra kalan eksiğin bankaya sorulmasını önerir.
- Kart mutabakatı
Z raporu kart toplamı − POS gün sonu toplamı = 0- Hesaba geçmesi beklenen tutar
POS gün sonu toplamı − Üye işyeri komisyonu (valör tarihinde)- ERP mutabakatı
Z raporu satış toplamı − ERP'ye aktarılan satış toplamı = 0
| Karşılaştırma | Eşleşme anahtarı | Beklenen fark | Açıklanamayan fark |
|---|---|---|---|
| Sayılan nakit ↔ Z raporu nakit | Kasa, iş günü | Yok | Kasa açığı ya da fazlası |
| Z raporu kart ↔ POS gün sonu | Fiş no, saat, tutar, onay kodu | Yok | Yanlış ödeme tipi, POS'ta iptal edilip kasada kalan işlem |
| POS gün sonu ↔ hesaba geçen tutar | Gün sonu tarihi, üye işyeri numarası | Komisyon, bloke süresi, valör, tatil günü | Komisyon düşüldükten sonra kalan eksik |
| Z raporu ↔ ERP satışı | Mağaza, iş günü, fiş no | Gece yarısı sonrası satışın gün kesimi | Aktarılmayan ya da iki kez aktarılan fiş |
Kasa farkının tipik nedenleri nelerdir, sebep kodu nasıl verilir?
Kasa farkının büyük kısmı hırsızlık değil kayıt ve zamanlama farkıdır. Bu yüzden inceleme sırası bellidir: önce zamanlama (valör, gün kesimi), sonra kayıt (ödeme tipi, iade, iptal, aktarım), en son sayım ve para üstü. Bu elemelerden sonra kalan açıklanamayan fark incelemeye gider.
Her fark satırı aynı alanlarla yazılır: mağaza, kasa, iş günü, ödeme tipi, tutar, yön (açık ya da fazla), sebep kodu, kanıt (fiş numarası, onay kodu, belge) ve kaydı kapatan kişi. Kod listesi kısa tutulur; uzun liste sahada doldurulmaz ve her şey "diğer" koduna düşer. Açıklanamayan fark için de ayrı bir kod vardır ve boş bırakılmaz.
| Kod | Neden | Nasıl görünür | Kontrol |
|---|---|---|---|
| ODT | Yanlış ödeme tipi | Bir ödeme tipinde açık, diğerinde aynı tutarda fazla | Fiş satırında POS onay kodu eşleşmesi |
| IAD | Kasaya işlenmeyen ya da başka güne yazılan iade | Nakit açık; iade ERP'de var, Z raporunda yok ya da tersi | İade belgesi ile Z raporu iade satırı |
| IPT | Belgesiz iptal | Fiş iptal edilmiş, para kasadan çıkmış | İptal fişinin aslı kayıt rulosunda mı |
| KOM | Üye işyeri komisyonu | Hesaba geçen tutar gün sonundan düşük | Anlaşmadaki oranla yeniden hesap; taksitli işlemler ayrı |
| VAL | Valör ve bloke | Tutar beklenen günde hesapta yok | Blokeli ya da blokesiz çalışma, iş günü takvimi |
| GKS | Gün kesim farkı | Gece yarısından sonraki satış ERP'de başka güne yazılmış | Z raporu tarihi ile ERP iş günü kuralı |
| AFS | Açık fiş | Ürün çıkmış, fiş kapanmamış | Gün sonu açık fiş listesi |
| AKT | Aktarım hatası | Z raporu ile ERP arasında fiş sayısı farkı | Fiş numarası sürekliliği |
| YMK | Yemek kartı, hediye çeki | Ayrı kanaldan tahsil edilen tutar nakde yazılmış | Ödeme tipinin ayrı kodlanması |
| PAR | Para üstü ve sayım hatası | Küçük tutarlı, nakitte, yönü değişken | Kupür tutanağı, ikinci sayım |
| ACK | Açıklanamayan fark | Diğer kodların hiçbiri tutmuyor | Kasiyer, saat ve iptal-iade deseni; kamera olayı |
Kodlar örnektir; kendi kasa ve ERP yapınıza göre uyarlanır. Önemli olan her farkın bir koda ve kanıta bağlanması ve açıklanamayan farkın ayrı görünmesidir.
Kasa açığı personelden kesilir mi?
Bu soru üç kanun hükmüne dayanır. Türk Borçlar Kanunu'nun 400. maddesine göre işçi, işverene kusuruyla verdiği her türlü zarardan sorumludur; sorumluluğun belirlenmesinde işin niteliği ve işçinin işverence bilinen ya da bilinmesi gereken nitelikleri göz önünde tutulur. Aynı Kanun'un 407. maddesi ise işverenin işçiden olan alacağını ücret borcuyla işçinin rızası olmadıkça takas edemeyeceğini söyler; işçinin kasten sebep olduğu ve yargı kararıyla sabit bir zarardan doğan alacak, ücretin haczedilebilir kısmı kadar takas edilebilir.
İş Kanunu'nun 38. maddesindeki ücret kesme cezası ayrı bir konudur. Yalnızca toplu sözleşme ya da iş sözleşmesinde gösterilen sebeplerle verilebilir, işçiye derhal sebebiyle bildirilir, bir ayda iki gündeliği aşamaz ve kesilen para işverende kalmaz; işçilerin eğitimi ve sosyal hizmetleri için Bakanlık adına açılan hesaba yatırılır. Yani bu ceza kasa açığını kapatmaz.
Operasyon açısından sonuç şudur: fark bir kişiye bağlanmadan önce zamanlama ve kayıt nedenleri elenir, açıklanamayan kısım için fiş, POS kaydı, iptal-iade deseni ve gerekiyorsa kamera olayı gibi kanıt toplanır ve süreç yazılı tutulur.
Bu bölüm bilgilendirme amaçlıdır, hukuki görüş değildir. Kesinti, takas ya da tazminat kararı somut olayın koşullarına bağlıdır ve bir iş hukuku uzmanıyla değerlendirilmelidir.
Günlük kasa ve POS kontrol listesi nasıl olmalı?
Kontrol listesi iki kısımdan oluşur: gün sonunda mağazada yapılanlar ve ertesi sabah merkezde yapılanlar. Mağaza sayar ve belgeler; merkez bankayla ve ERP ile eşleştirir. İki iş aynı kişide birleşirse kontrol de görev ayrımı da ortadan kalkar.
- Gün sonu: açık fiş yok; POS gün sonu ve Z raporu alındı, ikisi tutanağa eklendi
- Gün sonu: nakit kupür bazında iki kişiyle sayıldı, açılış nakdi ayrıldı, ara teslimler fişiyle düşüldü
- Gün sonu: kart, yemek kartı ve hediye çeki tutarları Z raporundaki ödeme tipiyle karşılaştırıldı
- Gün sonu: her iade ve iptal belgeli; iptal edilen fişlerin aslı rulo örneğine iliştirildi
- Gün sonu: fark ödeme tipi bazında yazıldı, sebep koduyla kaydedildi, tutanak imzalandı
- Ertesi gün: Z raporu ile ERP'ye aktarılan satış fiş sayısı ve tutarla tuttu
- Ertesi gün: POS gün sonu ile banka hareketi komisyon ve valör dikkate alınarak eşleşti
- Ertesi gün: açıklanamayan fark sorumlusuna atandı; aynı kasiyerde ya da kasada tekrar eden fark ayrı işaretlendi
Liste kısa kalır ve her gün aynı sırayla yapılır. Aynı kasada tekrar eden küçük farklar tek seferlik büyük bir farktan daha çok bilgi taşır; eşik aşılmasa da desen izlenir.
Mindpera'da kasa farkı ve POS mutabakatı nasıl izlenir?
Mind Ops'un Mağaza Mutabakatı ekranında kasa ile sistem arasındaki fark, eşleşmeyen POS satırları olarak sebep kodu ve tutarıyla listelenir; hangi satırın neden tutmadığı aranmaz, yazar. Kasa, giriş ve raf alanındaki olaylar zaman damgasıyla kaydedilir ve her olay ilgili satış kaydına bağlanır. İşlemle eşleşmeyen kasa olayı uyarı üretir ve kaydıyla birlikte sorumlusuna düşer.
Açılan her maddenin sorumlusu, süresi ve sonucu kayıtlıdır; madde kapanana kadar izlenir ve kapanmazsa kademe kademe yükselir. Mind Cam tarafında kasa farkı kaydı ile aynı andaki kamera olayı yan yana getirilir; inceleme görüntü taramakla değil, eşleşen olayla başlar.
- Mind Ops, Mağaza Mutabakatı: eşleşmeyen POS satırları, sebep kodu ve tutar
- Mind Ops, kamera olay takibi: olay zaman damgasıyla kaydedilir ve satış kaydına bağlanır
- Mind Ops, Aksiyon Merkezi: sorumlu, süre ve sonuç; kapanmayan madde kademe kademe yükselir
- Mind Cam, kasa eşleştirme: kasa farkı kaydı ile aynı andaki kamera olayı yan yana
Kasa, POS ve ERP farklı gün kesimi kuralıyla çalışıyorsa kurulumda tek kurala bağlanır. Kamera kaydının KVKK tarafı mağazada kamera kaydı ve KVKK rehberinde anlatılır.
Sık sorulan sorular
- POS mutabakatı nedir?
- POS mutabakatı, yazar kasanın Z raporundaki kart tahsilatı, banka POS'unun gün sonu raporu, bankadan hesaba geçen tutar ve ERP'ye aktarılan satışın birbirini tutup tutmadığının kontrolüdür. Toplam tutuyorsa gün kapanır; tutmuyorsa fark fiş numarası, saat, tutar ve onay koduyla satır satır aranır. Komisyon ve valör beklenen farktır; bunlar düşüldükten sonra kalan fark açıklanması gereken farktır.
- Kasa açığı personelden kesilir mi?
- Türk Borçlar Kanunu'nun 407. maddesine göre işveren, işçiden olan alacağını ücret borcuyla işçinin rızası olmadıkça takas edemez; yalnızca işçinin kasten sebep olduğu ve yargı kararıyla sabit zarar, ücretin haczedilebilir kısmı kadar takas edilebilir. İşçinin sorumluluğu kusura bağlıdır (m.400). İş Kanunu'nun 38. maddesindeki ücret kesme cezası ise Bakanlık hesabına yatırılır ve açığı kapatmaz. Somut durum bir hukukçuyla değerlendirilir.
- Z raporu ile POS gün sonu neden tutmaz?
- En sık neden yanlış ödeme tipidir: kartla ödenen fiş kasada nakit seçilmiştir ya da tersi. Bu durumda bir ödeme tipinde açık, diğerinde aynı tutarda fazla görünür. Diğer nedenler POS'ta iptal edilip kasada kalan işlem, POS gün sonunun Z raporundan farklı saatte alınması ve bölünmüş ödemenin tek tipe yazılmasıdır. Fark fiş satırında banka onay koduyla eşleştirilerek bulunur.
- POS'tan çekilen para hesaba ne zaman geçer?
- Üye işyeri anlaşmasına bağlıdır. Ziraat Bankası'nın açıklamasına göre POS'tan alınan gün sonu, blokesiz çalışmada bir gün sonra, blokeli çalışmada bloke süresinin bittiği günün ertesi günü hesaba geçer. Valör hesabında birçok banka hafta sonunu ve resmi tatili iş günü saymaz. Hesaba geçen tutar komisyon düşülmüş tutardır; mutabakatta brüt gün sonu toplamı ile net tutar ayrı satırda tutulur.
- Kasa fazlası çıkarsa ne yapılır?
- Açık gibi kaydedilir: tutar, ödeme tipi ve sebep koduyla. Fazla çoğu zaman başka bir ödeme tipindeki açığın karşılığıdır; yanlış ödeme tipiyle kapatılmış bir fiş ya da müşteriye eksik verilen para üstü gibi. Fazla açıkla netleştirilmez, çünkü iki ayrı hata sıfır gibi görünür. Kaynağı bulunamayan fazla da açıklanamayan fark olarak izlenir ve aynı kasada tekrar ediyorsa incelenir.
- Kasa sayım tutanağında neler bulunur?
- Mağaza, kasa numarası, tarih ve saat; açılış nakdi; kupür bazında sayılan nakit; gün içi ara teslimler; ödeme tipi bazında Z raporu tutarı, sayılan tutar ve fark; iade ve iptal belgelerinin sayısı; farkın sebep kodu ve açıklaması; kasiyer ile sayımı yapan kişinin imzası. Tutanak Z raporu ve POS gün sonu raporuyla birlikte saklanır ve ertesi gün merkezin mutabakatına girer.
Kaynaklar
- Gelir İdaresi Başkanlığı, Yeni Nesil Ödeme Kaydedici Cihaz (YN ÖKC) Kullanımına İlişkin Rehber — 2025
- Ziraat Bankası, POS ve Üye İşyeri sıkça sorulan sorular — 2026-09
- Garanti BBVA POS, POS cihazlarında valör ne demek — 2025-07-09
- 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu (konsolide metin), m.400 ve m.407 — 2011-02-04
- 4857 sayılı İş Kanunu (konsolide metin), m.38 — 2003-06-10